Ecommerce - Obligation de conservation des historiques de commandes ?

Ecommerce et conservation des historiques de commandes : Les obligations légales

Un e-commerçant est soumis à plusieurs obligations légales concernant la conservation des historiques de commandes des clients. Voici les principales à respecter :

Obligations comptables et fiscales

• Durée : Conservation pendant 10 ans (article L123-22 du Code de commerce).
  
  
• Documents concernés : factures, bons de commande, documents comptables, registres de ventes.

Obligations liées au droit de la consommation

• Durée : En général, il est recommandé de conserver les historiques pendant 5 ans minimum pour couvrir le délai légal de prescription d’une action en justice liée à un contrat de vente (article 2224 du Code civil).
  
  
• Informations à conserver : Preuve des commandes, dates, montants, moyens de paiement, références produits.

Obligations liées à la protection des données personnelles (RGPD)

• Principe : Ne conserver les données que pendant la durée strictement nécessaire au regard de la finalité pour laquelle elles ont été collectées.
  
  
• En pratique :
  
  
  • Durée de conservation de 3 à 5 ans après le dernier achat ou la dernière interaction commerciale avec le client.
    
    
  • Obligation d’informer clairement le client sur la durée et les finalités de conservation via la politique de confidentialité.
    
    
  • Obligation de sécuriser ces données contre tout accès non autorisé.

Obligations en matière de lutte contre la fraude et les paiements

• Durée : Conservation possible jusqu’à 13 mois pour les données de paiement (voire jusqu’à 15 mois en cas de cartes à débit différé), à des fins de preuve ou de contestation (article L133-24 du Code monétaire et financier).
  
  
• Informations à conserver : Informations liées aux paiements et transactions bancaires.

Synthèse recommandée pour une bonne pratique :

Obligations complémentaires

• Informer clairement les clients des durées de conservation via les Conditions Générales de Vente et la Politique de Confidentialité.
  
  
• Prévoir des procédures claires de suppression ou anonymisation des données après expiration des durées légales ou recommandées.

Obligation de conservation vs. accès client

La loi impose bien la conservation des documents comptables et fiscaux (dont les factures et historiques de commandes) pendant 10 ans, mais elle ne précise pas explicitement sous quelle forme ces documents doivent être conservés (en ligne ou hors ligne).

Ce qui est obligatoire légalement, c’est d’être en mesure de fournir ces documents au client, à l’administration fiscale ou judiciaire en cas de demande.

Conservation en ligne vs. conservation hors ligne

Vous pouvez tout à fait choisir l'une des deux méthodes suivantes :

Conservation en ligne

• Les clients peuvent accéder directement à l'historique de leurs commandes depuis leur compte personnel.
  
  
• Cette solution est pratique, mais elle n’est pas une obligation légale.
  
  
• La durée de mise à disposition sur le site reste donc libre (par exemple, 2 ou 3 ans), à condition d'en informer les clients clairement dans les Conditions Générales.

Conservation hors ligne

• Vous pouvez archiver les documents (papier ou numérique, hors ligne) pour les conserver pendant la durée légale obligatoire (10 ans pour la comptabilité).
  
  
• À la demande du client, vous devrez fournir rapidement ces documents, même s'ils ne sont plus accessibles en ligne.

Ce que je vous recommande comme bonne pratique

• En ligne : Conserver l'accès à l’historique des commandes directement accessible depuis le compte client pendant au moins 2 à 3 ans, voire 5 ans idéalement (durée de prescription courante pour les litiges commerciaux).
  
  
• Hors ligne (archive) : Archiver systématiquement tous les documents pendant 10 ans, sous une forme numérique sécurisée (backup sécurisé, disque externe, Cloud sécurisé, coffre-fort numérique, etc.).
  
  
• Précisez clairement dans vos Conditions Générales de Vente la durée pendant laquelle le client peut accéder directement à son historique en ligne, et la manière dont il peut obtenir les documents après cette période (simple demande par email, formulaire dédié, etc.).

Exemple de mention à ajouter dans vos CGV

« Les factures et historiques de commandes sont consultables et téléchargeables depuis l'espace client pendant une durée de 3 ans. Passé ce délai, le client peut obtenir ces documents sur simple demande adressée au service client, dans la limite légale de conservation de 10 ans. »

Conclusion :
Vous êtes libre de définir la période d'accessibilité en ligne, mais devez obligatoirement assurer la conservation totale pendant 10 ans minimum hors ligne.